Beoogde wysigings aan die vereniging se grondwet: Februarie 2011

Die bestuurskomitee van die vereniging het op 21 Oktober 2010 verskeie wysigings aan die grondwet oorweeg en meegaande goedgekeur.  Die doel van die wysigings is om die grondwet meer vaartbelyn te maak.

Hierdie wysigings sal in Februarie 2011 aan die Algemene Jaarvergadering vir oorweging oorgelê word.

1.  Alle beoogde wysigings word deur motiverings ondersteun.

2.  Heelwat taalwysigings is aangebring.

3.  Woorde wat deurgehaal is, beteken skrappings.

4.  Onderstreepte woorde beteken invoegings.

------------------

Hierdie dokument is ter insae beskikbaar by:

1.  Die openbare biblioteek, Da Gamaweg, Jeffreysbaai;

2.  Die BP-garage, Da Gamaweg, Jeffreysbaai.

------------------

1.  Naam

Die naam van die vereniging is die Jeffreysbaai-belastingbetalersvereniging Jeffreysbaai-inwonersvereniging;

Motivering:  Die begrip “belastingbetalers” dui op ‘n geslote groep.  “Inwoners” dui op groter deelname aan die vereniging se aktiwiteite.

2.  Vertolking

In hierdie grondwet beteken:

·      “Komitee”:  die verkose bestuurskomitee van die vereniging;

·      “Lid”: ‘n ingeskrewe lid van die vereniging wie se ledegeld tot op datum vereffen is;

·      “Munisipaliteit”: die Munisipaliteit van Kouga (EC 108) en sluit ‘n lid of lede lede of lede van die Munisipaliteit, die Munisipale Bestuurder en hoofde van Departemente in;

Motivering:  Onnodige omskrywing.

·      “Vereniging”: Die Jeffreysbaai-inwonersvereniging.

3.  Regsgebied Geografiese gebied

Die regsgebied van die Vereniging is die geproklameerde munisipale gebied van Kouga.

Die geografiese gebied van die vereniging sluit in die voorstede: C-plek, Ou Dorp, Wavecrest, Kabeljous en Eden Glen.

Motivering:  Die huidige gebiedsomskrywing is té groot om te bedien.  Lidmaatskap van die vereniging was nooit verteenwoordigend van Kouga nie. Bowendien het verskeie ander dorpe in die gebied hul eie soortgelyke verenigings.  Histories word die lede van die vereniging feitlik uitsluitlik in bogenoemde voorstede gehuisves.

4.  Doelstellings:

Die doelstellings van die Vereniging is:-

a) om ‘n goeie gesindheid teenoor die Vereniging en samewerking tussen die inwoners   van Jeffreysbaai en die Munisipaliteit Kouga (EC 108) aan te moedig en te bevorder;

b) om die belange van sy lede daadwerklik te bevorder en in die algemeen oor die belange van die inwoners, met uitsluiting van godsddienstige en politieke belange, van Jeffreysbaai te waak;

c) om met die Munisipaliteit Kouga (EC 108) oor enige aangeleentheid te skakel en behulpsaam te wees waar die Vereniging dit ag om in belang van sy lede en/of inwoners van Jeffreysbaai te wees; en

d) om, indien dit wenslik geag word, kandidate wat lede van die Vereniging is vir verkiesing tot die Kouga Munisipaliteit (EC 108) te benoem. Sodanige benoeming geskied by ‘n Buitengewone Algemene Vergadering wat spesiaal vir die doel belê word.

4.  Visie

Om, as ‘n selfstandige vereniging, bewaker oor munisipale sake te wees.

5.  Missie

a)        Om die vereniging doelmatig te bestuur;

b)        Om op die hoogte van owerheidsaksies in die gebied te wees;

c)        Om hom te beywer vir die munisipale dienslewering waarop inwoners, ingevolge die nasionale grondwet, geregtig is;

d)       Om inwoners vertroud te maak met die vereniging se werksaamhede;

e)        Om wydlopend te raadpleeg en

f)         Om vereenselwiging met die vereniging te bevorder.

Motivering:  “Visie”en “missie” is hedendaagse bestuursbegrippe.  Die bewoording van voorgaande beskryf die koers van die vereniging duideliker.

5.  6.  Lidmaatskap

Lidmaatskap van die Vereniging is beperk tot natuurlike persone wie geregistreerde eienaars of okkupeerders van eiendom binne die regsgebied van die Vereniging is. Insgelyks sal so ‘n lid se eggenoot of eggenote ook ‘n lid van die Vereniging wees.

Enige permanente, mondige inwoner of geregistreerde eienaar van eiendom binne die regsgebied van die vereniging kan aansoek om lidmaatskap doen.

Motivering:  Hierdie verandering sal hopelik ‘n groter ledetal meebring en gevolglik sterker bedingingsmag.

 6.  7.  Ledegeld:

a)  Die jaarlikse ledegeld wat deur lede betaalbaar is, word by die algemene jaarvergadering bepaal;

b)  Ledegeld is by aanname van lidmaatskap betaalbaar en daarna jaarliks op die eerste werkdag van Januarie.

c)  Lede wie se ledegeld nie voor 31 Maart 30 April of ‘n latere datum soos deur die komitee bepaal, vereffen is nie, verbeur hul lidmaatskap.

Motivering:  Dit verleen langer grasie om ledegeld te betaal.

d) Lede wat na 30 Junie aansluit, sal die helfte van die jaarlikse ledegeld betaal.

7.  8.  Bestuurskomitee:

a)        Die sake van die Vereniging word deur ‘n Bestuurskomitee wat by die Algemene Jaarvergadering verkies word, bedryf;

a)        Die sake van die vereniging word deur ‘n komitee bedryf.

b)        Die komitee word by die algemene jaarvergadering verkies.

Motivering:  Korter sinne.

b)   Die Komitee sal uit sewe lede bestaan, naamlik

Voorsitter

Ondervoorsitter

Sekretaris

Penningmeester en

Drie bykomende lede.

c)        Die komitee sal uit tien (10) lede bestaan, naamlik:

·  ‘n voorsitter en

·  nege bykomende lede.

Motivering:  Hierdie verandering gee die voorsitter en die komitee die geleentheid om portefeuljes te skep en te wysig en aan lede toe te ken na gelang omstandighede en die behoefte van die dag.

d)   Die kandidatuur van ‘n lid van die komitee moet skriftelik deur sy voorsteller en sekondant gemotiveer en tien (10) werkdae voor die algemene jaarvergadering aan die voorsitter besorg word.  Die voorsitter sal dit aan die algemene jaarvergadering voorhou.

Motivering:  Hierdie wysiging sal meebring dat lede hulle kan vergewis van die vermoëns van voornemende lede en ingeligte besluite kan neem in die geval van ‘n verkiesing.

e)   Die komitee mag bykomende lede, met stemreg, koöpteer.

Motivering:  Opgeskuif vanaf i) ter wille van ‘n beter volgorde.  Beperkings oor die doel van koöptering en stemreg is geskrap, omdat dit onprakties is en negatief op die komitee inwerk.

c)  by die kies van die Komitee sal gepoog word om minstens een lid uit elkeen van die Munisipale Kieserswyke binne die regsgebied van die Vereniging op die Komitee te verkies. Indien daar nie lede uit enige van die ander wyke beskikbaar is nie, kan ‘n lid uit enige van die ander wyke verkies word,

Motivering:  Hierdie bepaling is onprakties, word nouliks toegepas en word as onnodig geag.

d)  lede, uitgesonderd lede van Wykskomitees, wat op die bestuur van ‘n ander soortgelyke vereniging binne die regsgebied van die Vereniging dien, is nie op die Komitee verkiesbaar nie;

Motivering:  Aangesien die vereniging sy geografiese aansienlik wil verklein, is hierdie bepaling nie meer nodig nie.

e)  lede van die Komitee dien vanaf die Algemene Jaarvergadering waarop hulle verkies word tot die volgende Algemene Jaarvergadering en sal herkiesbaar wees tensy daar nie voldoen word aan enige ander bepaling in hierdie Grondwet nie met dien verstande dat die Voorsitter vir uiterlik twee agtereenvolgende jare in die amp kan dien waarna hy/sy verplig sal wees om afstand te doen van die amp maar dat hierdie beperking in uitsonderlike gevalle en met die uitsluitlike goedkeuring van die Algemene Jaarvergadering ter syde gestel mag word teneinde die herverkiesing van die uitgaande Voorsitter op ‘n jaar tot jaar basis te magtig. Sodanige persoon sal wel as lid van die Bestuurskomitee verkies kan word tensy daar enige ander bepaling in hierdie Grondwet is wat dit verbied.

f)   Lede van die komitee dien vanaf die einde van die algemene jaarvergadering waarop hulle verkies word tot die einde van die volgende algemene jaarvergadering.

g)   Lede van die komitee is jaarliks herkiesbaar, tensy hulle nie aan ‘n ander bepaling in hierdie grondwet voldoen word nie.

h)   Die voorsitter sal vir uiters twee agtereenvolgende jare in dié amp dien met dien verstande dat hierdie beperking in uitsonderlike gevalle en met die goedkeuring van die algemene jaarvergadering ter syde gestel mag word.

Motivering:  Gekompliseerde bewoording vereenvoudig.

f)   i) Slegs lede, wie se ledegeld ten volle vereffen is is verkiesbaar.

j)  Indien ‘n lid nie by die algemene jaarvergadering teenwoordig is nie, is hy/sy nie op die komitee verkiesbaar nie, tensy hy/sy vooraf skriftelik toestemming aan die sekretaris gee om op die komitee verkies te word.

Motivering:  Twee begrippe in twee verdeel en taalkundig vereenvoudig.

g)  dienende Raadslede of amptenare van die Kouga Munisipaliteit (EC 108) is nie verkiesbaar nie en in die geval waar sodanige lid van die Komitee as Raadslid of Amptenaar by genoemde Munisipaliteit betrokke raak word lidmaatskap van die Komitee summier beëindig.

k)   Dienende raadslede of amptenare van die Kouga-munisipaliteit (EC 108) is nie verkiesbaar op die komitee nie.

l)   ‘n Lid van die komitee moet sy/haar pos ontruim as hy/sy ‘n politieke kandidatuur aktief nastreef of as hy/sy as ‘n amptenaar van of  konsultant vir die Kouga-munisipaliteit (EC 108) aangestel word of

Motivering:  Beperkings op wie in die bestuurskomitee mag dien, word duideliker gestel.  ‘n Belangrike verskil is dat ‘n komiteelid wat aktief ‘n politieke kandidatuur nastreef sy/haar pos moet ontruim teenoor die vroeëre vereiste dat dit eers gebeur as die persoon tot ‘n raadslid van die munsipaliteit verkies is.

h)  m)  Indien ‘n vakature in die komitee ontstaan, kan sodanige vakature deur die komitee gevul word.  Sodanige lid beklee sy/haar amp tot die volgende algemene jaarvergadering.

i)   die Komitee mag enige addisionele lid of lede vir ‘n spesifieke doel koöpteer. So ‘n lid se deelname en stemreg sal beperk wees tot die besondere of spesifieke doel waarvoor hy/sy gekoöpteer is;

Motivering:  Opgeskuif na e) ter wille van ‘n beter volgorde.

j)  indien ‘n lid van die Komitee sonder ‘n aanvaarbare rede vir drie (3) agtereenvolgende vergaderings van die Komitee efwesig is, ontruim hy/sy outomaties sy/haar amp as lid van die Komitee.

n)  Indien ‘n lid van die komitee vir drie (3) agtereenvolgende vergaderings van die komitee afwesig is, diskwalifiseer hy/sy homself/haarself as ‘n lid van die komitee.

Motivering:  Dié verandering is ter wille van die kontinuïteit in die komitee.

8.  9.  Bevoegdhede van die Bestuurskomitee

a)  Die komitee behartig en bevorder die sake en belange en doelstellings van die vereniging ingevolge onderworpe aan die bepalings van hierdie grondwet, met dien verstande dat die bedrywighede van die vereniging gerig is op die algemene gemeenskaplike belange van sy lede, met uitsluiting van persoonlike finansiële aangeleenthede en griewe; uitsluitlik tot voordeel van die vereniging en sy lede.

Motivering:  Woordgebruik vereenvoudig.

b)  Die komitee open en bedryf ‘n lopende en/of spaarrekening by ‘n handelsbank. Alle tjeks of opvragingsvorms word deur twee lede van die komitee onderteken; 

Motivering:  Verskuif na klousule 10.

c)  Die komitee is verantwoordelik vir die byhou van finansiële rekords en die voorlegging van finansiële state en verslae aan die Algemene Jaarvergadering;

Motivering:  Verskuif na klousule 10.

d)  b)  Geld van die vereniging mag nie vir enige verkiesingsuitgawe aangewend word nie; slegs tot voordeel van die verenging aangewend word.

Motivering:  Onnodige woorde geskrap en die beapling word duideliker omskryf.

e)   c)  Slegs die voorsitter of ‘n lid deur hom/haar aangewys sal onderhoude van enige aard voer en aankondigings doen oor sake rakende die vereniging.

Motivering:  Duideliker omskrywing.

10.  Finansies

Motivering:  Die itemnaam, Finansies, is ingevoeg om alle sake wat finansieel van aard is, saam te voeg.

a)  Die bestuurskomitee mag na goeddunke wyses aanwend om inkomste vir die vereniging te besorg.

Motivering:  Hierdie invoeging is daarop gemik om bedryfsgeld vir die vereniging in te vorder.

b)  Die boek finansiële jaar van die vereniging strek van 1 Januarie tot 31 Desember.

c)  Die komitee moet open en bedryf ‘n lopende en/of spaarrekening by ‘n handelsbank bedryf.

d)  Alle tjeks, geldopvragings of -oorplasings moet of opvragingsvorms word deur twee   lede van die komitee onderteken gemagtig word.

e)  Die komitee is verantwoordelik vir die byhou van finansiële rekords en die voorlegging  van finansiële state en verslae aan die algemene jaarvergadering.

f)  Twee (2) geskikte lede wat nie lede van die komitee is nie, sal word deur die komitee aangewys word om die boeke en finansiële state van die vereniging na te gaan en verslag daaroor by die algemene jaarvergadering te doen.

Die wysigings van b) tot e) is hoofsaaklik taalkundig.

9. 11. Vergaderings

a) ‘n Algemene jaarvergadering word eenmaal per jaar nie later nie as 28 Februarie gehou;

b)  Alle Algemene Vergaderings, met uitsondering van die Algemene Jaarvergadering, is Buitengewone Algemene Vergaderings;

Motivering:  Die geskrapte bewoording word as onnodig geag.

c)   b)  Die komitee kan na goeddunke ‘n algemene vergadering. belê en moet by ontvangs van ‘n versoekskrif waarin die rede vir die versoek om ‘n Algemene Vergadering aangedui word en wat deur minstens vyftien (15) lede onderteken en by die sekretaris ingehandig is, onverwyld ‘n Algemene Vergadering belê;

Motivering:  Voorgaande is geskrap om dit elders te plaas en duideliker te omskryf.

d)   c)  Algemene vergaderings van die vereniging word minstens twee keer per jaar gehou;

d)  Die komitee moet onverwyld ‘n algemene vergadering belê nadat die sekretaris ‘n versoekskrif daartoe ontvang het wat deur minstens vyftien (15) lede onderteken is en waarin die rede vir die versoek aangedui word.

Motivering:  Geskuif ter wille van ‘n beter volgorde

d)  e) Minstens veertien (14) dae skriftelike kennis van algemene vergaderings moet aan lede gegee word;

e)  f)  Die voorsitter van die vereniging, of as hy/sy afwesig is, die onder-voorsitter, tree as voorsitter by alle vergaderings van die vereniging op en as albei afwesig is, word ‘n voorsitter vir die betrokke vergadering uit lede wat teenwoordig is, verkies;

g) Vergaderings van die komitee word ten minste vier ses keer per jaar gehou.

Motivering:  Dié verandering is ter wille van doeltreffender werksaamhede.

10.  12.  Kworum by Vergaderings

a)  By elke algemene jaarvergadering en alle algemene vergaderings van die vereniging vorm vyftien (15) vyf-en-twintig tien (25) lede ‘n kworum. Indien ‘n kworum nie binne vyftien (15) minute na die vasgestelde tyd aanwesig is nie, word die vergadering tot ‘n datum en tyd wat nie veertien (14) dae later is nie, verdaag. Op hierdie tweede datum, waarvan behoorlik kennis gegee is, maak die aanwesige lede ‘n kworum uit.

Motivering:  Dié verandering maak die kworum meer verteenwoordigend.

b)   By alle vergaderings van die komitee vorm vier (4) die helfte van die verkose en gekoöpteerde lede plus een lid ‘n kworum.

Motivering:  Dit is standaardpraktyk.

11.  13.  Stemreg en stemming by vergaderings.

a)  By alle vergaderings word sake by wyse van ‘n meerderheidstem beslis;

b)  By alle vergaderings word oor ‘n voorstel by wyse van die opsteek van hande beslis, tensy ‘n geheime stemming deur minstens ‘n kwart van die lede aanwesig versoek word;

c)  Die bekendmaking deur die voorsitter of ‘n voorstel of aanvaar of verwerp is sowel as die notulering daarvan is afdoende bewys van die uitslag;

d)  Slegs lede, wie se ledegeld tot op datum vereffen is, mag oor die verkiesing van die komitee, ‘n wysiging van die grondwet, die ontbinding van die vereniging of enige ander saak stem;

Motivering:  Dié wysiging spreek vanself.

e)  Afgesien van sy/haar beraadslagende stem het die voorsitter by alle vergaderings van die vereniging ook ‘n beslissende stem in die geval van ‘n staking van stemme.

12. Ouditering van Rekords

Twee (2) lede wat nie lede van die Komitee is nie, word deur die Komitee aangewys om die boeke en finansiële state van die Vereniging na te gaan en verslag daaroor by die Algemene Jaarvergadering te doen.

Motivering:  Verskuif na klousule 10.

13.  Boekjaar.

Die boekjaar van die Vereniging strek van 1 Januarie tot 31 Desember.

Motivering:  Verskuif na klousule 10.

14.  Notules

Behoorlike notules moet van die verrigtinge van alle vergaderings van die vereniging gehou word.   Elke aantekening in sodanige notule wat bekragtig en onderteken is, word, by gebrek aan bewys tot die teendeel, geag ‘n juiste weergawe van die verrigtinge van die vergadering te wees.

15.  Aangeleenthede na die komitee verwys.

Enige aangeleentheid wat deur ‘n lid na die komitee vir aandag en/of  optrede verwys word, moet skriftelik gestel word.

16.  Wysiging van die Grondwet.

Die grondwet kan slegs by die algemene aaarvergadering of ‘n algemene vergadering wat vir dié doel belê is, gewysig word. Sodanige wysiging kan slegs met ‘n tweederde meerderheid van die lede teenwoordig, aangebring word.

17.  Ontbinding van die Vereniging.

a)  Die vereniging sal ontbind word as die lede tydens ‘n algemene jaarvergadering of ‘n algemene vergadering wat vir dié doel belê is met ‘n tweederde meerderheid ten gunste daarvan stem;

b)  Kennisgewing van sodanige vergadering moet spesifiek aandui dat die ontbinding van die vereniging op die sakelys sal verskyn;

c)  As besluit word om die vereniging te ontbind, moet duidelik aangedui word hoe oor die bates van die Vereniging beskik moet word.

Wysigingsdatums

1. Hierdie Grondwet was aanvaar op ‘n Algemene Vergadering gehou op 12 Julie 2001.
2. Dit is gewysig op

·         13 November 2003;

·         17 November 2005;

·         23 Februarie 2006;

·         17 Augustus 2006;

·         4 September 2008 en

·         Februarie 2011. (Presiese datum sal bepaal word.)